Assistant en gestion de syndic de coproprietes (H/F)

CDI à temps complet (en vue d'un remplacement de poste)à pourvoir dès que possible pour l'agence de St Jean de Maurienne.

Sous la responsabilité d'un dirigeant hiérarchique ou toute autre personne désignée qui pourrait lui être substituée, vous aurez en charge le suivi administratif et comptable d'un portefeuille d'immeubles à gérer en syndic de copropriétés :

• secrétariat divers et comptabilité, classement administratif
• gestion des appels téléphoniques et assistance - réception pour les clients SYNDIC (français ou étranger)
• traitement informatique et saisie de la gestion en réseau - exploitation d'une comptabilité associée en réseau sur ICS INFORMATIQUE logiciel de gestion spécifique à l'entreprise
• suivi administratif courant : gestion des dépannages ponctuels, mission des entreprises, suivi des devis de travaux tout au long de l'année, relance des impayés. Relevé des compteurs pour les arrêtés de charges et suivi des équipements à renouveler, suivi de l'affichage permanent dans les immeubles
• suivi de dossiers contentieux et d'expertises
• suivi des dossiers de sinistres avec les compagnies d'assurances
• préparation des AG avec les conseillers syndicaux - suivi des convocations des AG - des comptes rendus de délibérations avec suivi des régularisations de charges après AG, à envoyer par courrier dématérialisé ou voie postale
• assistance aux réunions de copropriété en qualité de secrétaire assistant.e de syndic sur tous les secteurs de représentation de l'agence en vallée de Maurienne et en stations suivant leur localisation
• règlementation sur la copropriété - remise à niveau de la législation liée à la profession par des formations programmées. Une formation professionnelle est assurée aussi en interne
• autres besoins liés au poste

Compétences :

• actualiser les informations mises à la disposition du public
• contrôler la conformité de la réalisation de fournisseurs, prestataires, sous-traitants
• gestion administrative et comptable
• droit immobilier (réglementation copropriété)
• logiciel ICS INFORMATIQUE
• outils bureautiques : word, excel, outlook, visio conférence
• planifier les travaux de rénovation, de réhabilitation de patrimoine immobilier
• recueillir et traiter les réclamations d'usagers, clients, résidents...
• réaliser le suivi administratif du recouvrement des impayés de charges
• réaliser un suivi régulier d'activité toute l'année/immeuble pour les membres du Conseil Syndical

-suivi et mise à jour du système d'information (suivi des équipements, relevé des compteurs, etc) liés aux interventions sur site

• technique commerciale et de médiation
• maîtrise de l'orthographe pour les rapports, courriers, procès verbaux...

Qualités professionnelles :

• capacité d'adaptation au poste
• être volontaire et faire preuve de rigueur dans le traitement des dossiers
• sens de l'organisation et traitement des priorités (faire preuve de réactivité et de prise de décision)
• travail en équipe indispensable
• bonne approche du relationnel et de la médiation

Rémunération :

• salaire selon profil - expérience - compétences - diplômes

Horaires de travail (possibilité d'adaptation selon situation)

MARDI : 8h30/12h - 14h/18h30 MERCREDI : 8h30/12h - 14h/18h30 JEUDI : 8h30/12h - 14h/18h30 VENDREDI : 8h30/12h - 14h/18h30 SAMEDI matin : 9h/12h

CONGES le SAMEDI APRES-MIDI (sauf heures supplémentaires pour les jours d'A.G. fixées par avance en saison Hiver-été si besoin), DIMANCHE et LUNDI