Assistant(e) de formation F/H (H/F)

Missions principales

Véritable interface entre les stagiaires, les formateurs et l'équipe d'APOR, l'Assistant(e) de formation assure la gestion administrative et logistique des actions de formation sur les sites de Montceau Les Mines. Il/Elle contribue activement au bon déroulement des formations et à la qualité du service rendu aux apprenants, en lien étroit avec la Responsable Opérationnelle et l'ensemble des équipes pédagogiques.

Rattachement hiérarchique et fonctionnel:

• Sous l'autorité du Directeur
• Sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable Opérationnelle
• En collaboration avec les coordinateurs de formation, l'équipe pédagogique, le gestionnaire qualité et le Référent Handicap

Activités et responsabilités : Accueil et information

• Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité pour les stagiaires, formateurs et partenaires
• Informer sur l'offre de formation, les modalités d'accès et les dispositifs de financement
• Orienter et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés

Gestion administrative des formations

• Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
• Préparer et mettre à jour les documents liés au parcours de formation (feuilles d'émargement, attestations, arrêts de travail, etc.)
• Renseigner et actualiser les données sur les plateformes des financeurs (France Travail, Région, etc.) et les outils internes (LMS, suivi stagiaires, reporting)
• Assurer la gestion administrative des formateurs (contrats, plannings, conventions, feuilles de présence)
• Garantir la transmission des éléments nécessaires au suivi financier et à la facturation

Suivi logistique

• Participer à l'organisation matérielle des sessions de formation : réservation de salles, matériel, planning
• Effectuer des déplacements réguliers sur le site d'Autun pour le suivi administratif et logistique
• Participer à des réunions ponctuelles au siège de Montceau pour coordination avec l'équipe support

Compétences requises Savoirs et savoir-faire

• Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de ses acteurs
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des plateformes numériques de suivi (LMS, outils financeurs, etc.)
• Excellentes capacités d'organisation, de priorisation et de rigueur administrative
• Aptitude à travailler en autonomie tout en collaborant au sein d'une équipe multi-sites

Savoir-être

• Sens de l'accueil et du service
• Aisance relationnelle et communication claire, écrite comme orale
• Réactivité, adaptabilité et discrétion professionnelle
• Esprit d'équipe et sens du partage d'informations
• Dynamisme et engagement au service de la réussite des stagiaires