Assistante travaux (H/F)

Triangle Montbéliard recrute pour son client spécialisé dans les travaux électriques et de maintenance une assistante travaux/Direction. Vos tâches seront multiples : A. Fin de travaux, facturation et recouvrement (mission centrale)

• Préparer chaque jour les bordereaux de fin de travaux (BFT) et les procès-verbaux de réception selon les termes de paiement de la commande, et les faire attester par le chargé d'affaires.
• Envoyer les documents au client, faire signer, relancer le retour des BFT et rattacher les pièces signées à la commande et au devis.
• Rédiger et envoyer les factures clients dès le retour du BFT signé, dans l'ERP, puis les classer (fichier informatique et dossier d'affaire).
• Tenir le tableau de suivi de facturation mensuel et en rendre compte au chef d'agence.
• Relancer les créances clients (appels, e-mails), tenir le planning des relances, consigner chaque action dans les fichiers de suivi, escalader selon le seuil défini.
• Analyser la situation financière des affaires (facturé, restant à facturer, retards) et alerter sans délai en cas d'écart.
• Coordonner le circuit avec le service facturation du siège : répartition des tâches, transmission des pièces, respect des délais.

B. Gestion administrative des commandes et des affaires

• Réceptionner et traiter les commandes clients : saisie dans le fichier interne de l'agence et dans l'ERP, ouverture de l'affaire, mise en relation commande / affaire, transmission au siège.
• Relever les termes de paiement de la commande, qui pilotent ensuite les BFT.
• Constituer et tenir les dossiers d'affaires : classement des devis, des commandes, création du dossier de classement, archivage des affaires soldées.
• Produire les extractions et statistiques d'affaires demandées par la direction.

C. Achats, fournisseurs et sous-traitants

• Lancer les demandes de prix, préparer et faire valider les commandes d'achat, les enregistrer dans l'ERP et les classer dans les dossiers d'affaires.
• Récupérer les bons de livraison, les saisir dans l'ERP, contrôler les factures fournisseurs par rapport au BL et à la commande, puis les transmettre au siège pour paiement.
• Gérer les échanges avec le siège en cas de blocage de validation d'une commande.

D. Assistance aux chargés d'affaires et au chef d'agence

• Mettre en forme les devis, mémoires techniques, réponses aux appels d'offres (y compris publics), courriers et documents de présentation, en lien avec les chargés d'affaires.
• Rédiger les courriers et assurer les contacts courants avec la clientèle pour le compte de l'agence.
• Préparer, scanner et classer les dossiers ; répondre aux demandes de recherche d'informations (numéros d'affaires, commandes, bennes, pointages).
• Traduire documents et e-mails si nécessaire ; créer ou retoucher des visuels simples ; mettre à jour les documents qualité.

E. Gestion de l'agence et administration du personnel (mission de soutien)

• Contrôler les pointages dans le logiciel de temps, relancer les oublis, remonter les heures au service RH ; suivre les congés.
• Vérifier les notes de frais, organiser les déplacements et réservations ; suivre le parc de véhicules.
• Gérer les dossiers du personnel : entrées et sorties, intérimaires, stagiaires, visites médicales, formations et habilitations, laissez-passer de sites clients, équipements de protection individuelle.
• Assurer le suivi des accidents du travail et des arrêts, ainsi que les échanges avec la fonction QSE.
• Tenir l'accueil téléphonique et physique, le courrier, les colis, les fournitures, les contrats de l'agence et le transfert des consommations au siège.

3. PROFIL RECHERCHÉ

Formation BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'action managériale (ou anciens BTS assistant de gestion PME-PMI et assistant de direction), ou équivalent Bac +2. Expérience 5 à 10 ans sur un poste d'assistante de gestion, de direction ou de travaux, de préférence