Assistante de Gestion Administrative et financière (H/F)

Mission principale Sous l'autorité du dirigeant, l'Assistante de Gestion Administrative et Financière assure le suivi administratif, financier et analytique de l'entreprise. Elle contribue au pilotage de l'activité en produisant des indicateurs fiables permettant d'améliorer la rentabilité des chantiers, de sécuriser la trésorerie et d'accompagner la prise de décision de la direction. Elle assure également la continuité des activités administratives en soutien ou en remplacement de la secrétaire administrative lors des absences ou périodes de forte activité.

Activités principales

1. Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif des dossiers clients et fournisseurs.
• Contrôler la conformité des documents administratifs.
• Participer à la gestion documentaire de l'entreprise.
• Organiser le classement et l'archivage physique et numérique.
• Préparer les documents nécessaires aux réunions de direction.
• Assurer un appui administratif aux équipes opérationnelles.

Indicateurs associés

• Dossiers complets et à jour.
• Respect des délais administratifs.
• Taux de conformité documentaire.

2. Gestion financière

• Mettre à jour le tableau de trésorerie.
• Suivre les encaissements clients.
• Contrôler les échéances de paiement.
• Assurer le suivi des factures fournisseurs.
• Préparer les données destinées au cabinet comptable.
• Participer à l'analyse des dépenses de l'entreprise.
• Réaliser les relances de paiement selon les procédures internes.

Indicateurs associés

• Délais de paiement clients.
• Trésorerie disponible.
• Montant des créances en attente.
• Respect des échéances fournisseurs.

3. Suivi de la rentabilité des chantiers

• Collecter les données économiques de chaque chantier.
• Assurer le suivi des heures réalisées.
• Contrôler les consommations de matériel.
• Participer au calcul des coûts de revient.
• Suivre les marges réalisées par chantier.
• Identifier les écarts entre prévisionnel et réalisé.
• Préparer les analyses financières destinées à la direction.

Indicateurs associés

• Rentabilité par chantier.
• Coût de revient réel.
• Marge brute réalisée.
• Écarts budgétaires.

4. Tableaux de bord et reporting

• Élaborer les tableaux de bord mensuels.
• Produire les indicateurs de gestion.
• Préparer les synthèses de suivi à destination de la direction.
• Alerter sur les risques financiers identifiés.
• Contribuer aux réunions de pilotage de l'entreprise.

Indicateurs associés

• Fiabilité des données produites.
• Respect des délais de reporting.
• Réactivité face aux anomalies détectées.

5. Continuité de service

• Assurer le relais de la secrétaire administrative en cas d'absence.
• Participer à la répartition des tâches administratives.
• Garantir la continuité des activités essentielles de l'entreprise.