Agent d'accueil administratif (H/F)

La direction Éducation Jeunesse et Sport recherche un(e) professionnel(le) pour renforcer l'équipe sur l'ensemble des missions d'accueil et d'inscription.

Hiérarchiquement rattaché à l'assistante de direction en charge du pôle accueil de la Direction Éducation Jeunesse et Sports (DEJS), vous travaillerez au sein d'un binôme polyvalent.

Vous serez également en interaction constante avec les différents responsables de secteur concernés par ce guichet.

Description du poste : les missions :

Ce poste prend en charge les familles et traite leurs demandes d'inscription aux services proposés par la DEJS. Par sa fonction de premier accueil, il porte l'image de la collectivité auprès des usagers. Il peut aussi être le premier relais auprès de la direction pour faire connaître une difficulté rencontrée par la population. Il comporte par ailleurs une fonction dite « pédagogique » d'explication des règles de fonctionnement.

Description du poste : les missions

Gestion administrative

• Assure la saisie des informations des dossiers d'admission aux activités (Education, Jeunesse et sports), via le logiciel métier
• Accompagne les familles dans l'utilisation du Portail Familles
• Met en place des outils de gestion des inscriptions aux activités
• Fait le paramétrage informatique des activités en lien avec le responsable de secteur
• Fait le suivi administratif des inscrits en lien avec les responsables de secteur
• Suit les protocoles d'inscription en lien avec les responsables de secteur
• Met en place des outils permettant le suivi statistique de la fréquentation des inscrits
• Participe aux révisions des règlements intérieurs de chaque structure d'accueil éducatif
• Veille au respect des règlements intérieurs de chaque structure d'accueil éducatif
• Applique les procédures visant les dysfonctionnements liés aux usagers
• Assure une veille et une alerte sur les situations critiques repérées dans le cadre de l'accueil

Accueil du public

• Accueil, renseignement du public sur place, par mail ou au téléphone
• Aide et clarification des demandes des familles
• Orientation du public vers les services ou organismes compétents
• Recherche, recensement et diffusion de l'information relative à la fonction d'accueil
• Suivi des protocoles d'inscription en lien avec les responsables de secteur
• Respect des règlements intérieurs de chaque structure d'accueil éducatif
• Application des procédures visant les dysfonctionnements liés aux usagers
• Veille et alerte sur les situations critiques repérées dans le cadre de l'accueil

Réalisation de documents

• Réalise des courriers relatifs aux usagers
• Réactualise les dossiers d'admission

Profil candidat :

Connaissances et Compétences

• Expérience souhaitée dans les métiers de l'accueil et de l'information
• Capacité à rechercher et organiser l'information pour la retranscrire
• Bonne maîtrise des outils numériques en général
• Capacité à créer, mettre en forme et utiliser les outils bureautiques
• Gestion des relations internes et externes propres à l'organisation matérielle du service

Aptitudes et Qualités

• Capacité à travailler dans un environnement sonore
• Gestion des interruptions liées à la fonction d'accueil
• Rigueur dans le travail
• Capacité d'écoute active
• Diplomatie et respect de la relation humaine
• Autonomie dans l'organisation du travail
• Motivation à travailler en équipe
• Loyauté vis-à-vis de la collectivité
• Discrétion et secret professionnel vis-à-vis des usagers

Conditions de travail :

Lieu : Mairie 1860 - Service DEJS Horaires : Temps Complet (base 38h) Conditions statutaires : CDD (3 mois) - Cadres d'emploi d'adjoint administratif Poste à pourvoir dès que possible