Chargé d'accueil et d'animation Antennes Voltaire et Gerland (H/F)

Contexte : La/le chargé(e) d'accueil est placé(e) sous l'autorité des responsables des antennes Voltaire et Gerland de la maison Lyon pour l'emploi. Son activité porte sur l'accueil physique et téléphonique de l'antenne de Gerland.

Définition du poste

Activités

• Accueil physique et téléphonique

Assurer un accueil téléphonique et physique du public et des partenaires. Accueil des entreprises partenaires lors des évènements. Ecouter les demandes, donner un premier niveau d'information et orienter vers les interlocuteurs ou programmer un rendez-vous avec un conseiller. Prendre des messages, les transmettre par courriel aux conseillers. Effectuer la relance des rendez-vous planifiés.

• Délivrance de documents (à faire tous les jours, mais surtout en début et fin de mois)

Vérifier l'éligibilité et délivrer des réductions de transports et/ou le Pass Région à la demande du public. Faire des scans ou des photocopies à la demande des collègues et autres démarches utiles pour le bon fonctionnement de l'antenne.

• Animation de l'espace d'accueil et gestion de la documentation

Gérer et actualiser l'affichage. Actualiser les documents mis à disposition du public. Saisir et enregistrer les CV demandés par le public. Tenue des fiches d'inscriptions relatives à l'utilisation des postes informatiques.

• Gestion administrative

Gérer les plannings sur Outlook (affectation des rendez-vous). Envoyer, réceptionner le courrier (tous les jours). Gérer les boites mails. Tenir des tableaux de suivi et de comptage. Vérifier la conformité de certains dossiers réalisés par les conseillers (conventions de stage, dossiers d'accompagnement). Saisir sur Insertis les données des publics adultes et sur Imilo les données des publics jeunes.

Effectuer le suivi des jeunes orientés par France Travail : envoyer des convocations, effectuer la relance, saisir sur un tableau de suivi. Effectuer les relances pour les rendez-vous planifiés et pour les évènements de l'antenne. Classer, archiver.

• Gestion logistique

Signaler les dysfonctionnements matériels et contacter les prestataires.