Gestionnaire Administratif et Professionnalisation (H/F)

Dans le cadre du développement du service professionnalisation, nous recherchons un(e) Gestionnaire Administratif et Professionnalisation

Gestion et suivi administratif des stages

• Valider et signer les conventions de stages des étudiants de Licence
• Comptabiliser et contrôler la réalisation des stages
• Mettre à jour les tableaux de suivi
• Répondre aux questions opérationnelles des étudiants
• Assurer la réception des documents de fin de stage et des éléments nécessaires à la validation des stages
• Relayer les informations et échéances importantes auprès des étudiants
• Concevoir et actualiser les supports de communication relatifs aux stages

Gestion et suivi administratif de l'alternance

• Participer au paramétrage administratif des formations en alternance et à la préparation des calendriers
• Préparer et diffuser les informations nécessaires au lancement et au suivi des campagnes de recrutement des étudiants
• Identifier, centraliser et diffuser les offres d'alternance
• Préparer les informations administratives nécessaires à l'établissement des contrats
• Assurer le suivi des contrats d'alternance jusqu'à leur finalisation
• Animer le livret de suivi des alternants
• Mettre à jour les tableaux de suivi de l'alternance
• Répondre aux questions des étudiants et des entreprises concernant les démarches et le suivi administratif de l'alternance
• Identifier les difficultés rencontrées et contribuer à l'amélioration des pratiques

Suivi du réseau de partenaires professionnels et des relations entreprises

• Identifier de nouveaux partenaires professionnels
• Constituer et actualiser une cartographie et un annuaire des partenaires professionnels
• Identifier les bons interlocuteurs au sein des organisations
• Identifier les besoins des entreprises en recrutement, en stages et en alternance
• Diffuser les offres de stage, d'alternance et d'emploi

Organisation des événements de professionnalisation

Planification et structuration de l'activité événementielle

• Participer à la mise en œuvre d'un cahier des charges événementiel
• Participation à la construction d'un calendrier annuel des temps forts du service professionnalisation

• Créer, structurer et maintenir des tableaux de suivi liés aux événements, aux échéances, aux partenaires, aux budgets, aux inscriptions et aux bilans.

Organisation opérationnelle des événements

• Participer à la conception et à l'organisation des événements de professionnalisation.
• Contacter les entreprises, les intervenants et les partenaires professionnels via e-mailing afin de promouvoir les événements et d'encourager leur participation.
• Gérer l'organisation des événements : planification, logistique, réservation des espaces, matériel, sécurité, installation et rangement.
• Coordonner les échanges avec les différents interlocuteurs : direction, enseignants, services administratifs, communication, intervenants et partenaires extérieurs.
• Gérer les inscriptions et les listes de participants.
• Participer à l'accueil des étudiants, des entreprises et des intervenants lors des événements.