Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Au sein de l'équipe Competens vous contribuez à : Assurer le traitement administratif et documentaire des dossiers de formation dans COMPETENS.NET ; Veiller à la présence, à la lisibilité et au bon classement des pièces attendues ; Relancer les formateurs lorsque des documents sont manquants, incomplets ou non exploitables ; Contribuer à la complétude des dossiers en prévision des contrôles et audits Qualiopi ; Apporter un renfort administratif ponctuel à l'équipe selon les priorités du service.

Missions principales : Vérification administrative des dossiers de formation :

• Consulter les dossiers enregistrés dans COMPETENS.NET ;
• Vérifier la présence des informations et pièces attendues ;
• Contrôler la lisibilité, la cohérence et le classement des documents ;
• Identifier les pièces manquantes, incomplètes, illisibles ou mal classées ;
• Recenser les actions à réaliser et mettre à jour les outils de suivi ;
• Signaler à l'équipe les anomalies nécessitant une analyse ou un arbitrage.

Relance et suivi des formateurs :

• Contacter les formateurs à partir des modèles et consignes du service ;
• Préciser les pièces attendues et les dossiers concernés ;
• Effectuer les relances nécessaires jusqu'à réception des documents ;
• Assurer la traçabilité des relances et signaler les absences de réponse.

Intégration et classement des pièces dans COMPETENS.NET :

• Réceptionner et vérifier la correspondance des documents transmis ;
• Renommer les fichiers conformément aux règles définies ;
• Insérer les pièces dans les dossiers et rubriques appropriés ;
• Contrôler l'enregistrement et la consultation des documents ;
• Actualiser le statut du dossier ou le tableau de suivi après traitement.

Contribution à la conformité documentaire Qualiopi :

• Appliquer les procédures, consignes et checklists qualité du service ;
• Corriger les erreurs de classement ou de dépôt identifiées ;
• Préparer les dossiers afin de faciliter leur contrôle par l'équipe Competens ;
• Alerter la responsable ou le référent en cas de doute ou de non-conformité persistante.

Missions complémentaires : Apporter un renfort administratif ponctuel aux collaborateurs de l'équipe Competens ; Réaliser des opérations simples de saisie, classement, archivage ou mise à jour de données ; Compléter des tableaux de suivi et effectuer des vérifications documentaires ciblées ; Participer au traitement des priorités ou pics temporaires d'activité du service.

Compétences requises : Formation de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine administratif, de la gestion ou de l'assistanat ; Une première expérience dans une fonction administrative, documentaire ou de saisie est appréciée ; Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle constitue un atout ; Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et des plateformes numériques. Savoirs : Connaissance des règles de base du classement et de la gestion documentaire ; Bonne maîtrise du français écrit ; Connaissance des principes de confidentialité et de protection des informations ; Maîtrise des outils du pack Office et des plateformes numériques ; Une première connaissance de la formation professionnelle et de Qualiopi est appréciée. Savoir-faire : Utiliser une plateforme numérique de gestion ; Consulter, contrôler et compléter un dossier administratif ; Identifier une pièce manquante, illisible, incohérente ou mal classée ; Déposer, renommer et classer des documents numériques ; Appliquer une procédure et une checklist avec rigueur ; Saisir et mettre à jour des informations avec précision ; Rédiger un message de relance simple, clair et professionnel ; Remonter une anomalie ou demander un arbitrage en cas de doute ; Respecter les priorités, les consignes et les délais communiqués. Savoir-être : Rigueur, minutie et fiabilité ; Patience et capacité à trav